5 verktyg för att förbättra ert digitala arbetssätt

Vi får ofta den naturliga frågan om hur det är att arbeta på distans. Sedan Noc startades har vi suttit på minst två orter, initialt var det Stockholm och Linköping, sedan sex år tillbaka sitter vi även i Östersund och Bräkne-Hoby. Med ett dotterbolag i Åre. 
Vårt svar är naturligtvis att det funkar exemplariskt bra. Med vår geografiska spridning har vi alltid relativt nära till våra kunder som även de är utspridda från Malmö i söder till Boden i norr. Vår fördel är även att vi har strategiskt viktiga organisatoriska funktioner utspridda på olika kontor. Vi har inget fysiskt huvudkontor. Vårt huvudkontor är digitalt. 
Det vi ofta märker när vi är ute hos kunder är att en effektiv intern kommunikation blir bortglömd eller nedprioriterad när man sitter under samma tak, något som vi blir tvingade att jobba hårt med då vi sitter på olika orter. Vi är övertygade om att alla organisationer skulle gynnas av att förbättra den interna kommunikationen och förflytta den digitalt även fast man arbetar vägg i vägg. 
Till vår hjälp har vi ett nät av olika digitala tjänster som hjälper oss att hålla koll på allt från fakturering, planering, uppföljning till kommunikation, projekthantering, tidplaner osv. Det här är våra tips på de fem absolut viktigaste verktygen som vi arbetar med tillsammans med dig som kund: 

1. Slack

Slack är vår kaffemaskin, vårt öppna kontorslandskap, vår telefon, vår videokonferensplattform och vår innersta kärna. Slack ("Searchable Log of All Conversation and Knowledge"), som är ett Google venture-ägt molnbaserat kommunikations- och samarbetsverktyg för företag och organisationer, lanserades 2013 har det varit ett av världens snabbast växande corporate-verktyg och en stor hjälp till förbättrad intern kommunikation i företag. Vi använder Slack för intern kommunikation men även för kommunikation med våra kunder. Där finns möjlighet till såväl chattkanaler per ämne, privata grupper (som vi använder för olika projekt och där vi även bjuder in våra kunder) eller direktmeddelanden. Till Slack kopplar vi även våra andra digitala verktyg, statusuppdateringar på våra siter, inkommande mail som kräver snabb hantering och andra tjänster som är viktiga för att hålla oss i total ajour med vad som händer i företaget och med våra kunders produkter. 
Slack är gratis i en grundversion, men väl värd sina pengar när man vill ha utökad funktionalitet. Prova själv, ni kommer inte att ångra er - men kom ihåg att alla nya arbetssätt kräver tålamod och att alla är överens om att det är den här kanalen som gäller för kommunikation. 
Slack is where work happens - https://slack.com

2. Trello

För oss är Trello vår dagliga att-göra-lista, oavsett roll på företaget. Många av oss använder även Trello för vår privata planering av renoveringar, inköp, vardagliga sysslor osv. Ett relativt enkelt och flexibelt verktyg som skapar ordning och prioriteringar på enskilda uppgifter. Trello grundar sig i Kanban-metoden och består av tavlor, listor och enskilda kort för uppgifter. I ett projekt har ofta varje kund flera tavlor för olika delar av projektet, design, utveckling, kommunikation, strategi till exempel, medan vi i mindre projekt har en tavla per kund. Vi arbetar även för vår interna planering med Trello för t ex sälj, planering av aktiviteter och kommunikation. Vi samarbetar ofta tillsammans med vår kund direkt i Trello, där kunden själv har möjlighet att prioritera arbetsuppgifter, se hur arbetet flyter och status på olika uppgifter. Även i Trello har vi integrerade system som t ex tidrapportering. På det viset kan vi presentera tidsåtgång per kort för våra kunder och får en bra översikt över tidsåtgång på olika moment. 
Även Trello är en freemium-tjänst i basicutförande, med möjlighet att köpa till en business class version med extra funktionalitet.
https://trello.com/

3. Google Drive

I alla projekt förekommer olika typer av dokument som samskapas av olika projektmedlemmar. För att undvika ett evigt mailande av olika versioner och problem att öppna filer använder vi oss av Google drives olika dokumentstyper. Där skapar vi mappstrukturer med de dokument som projektet genererar med alltifrån projektbeskrivningar, systemdokumentation, guider, kalkylblad och så vidare. Ändringar som görs slår direkt igenom och det är enkelt att gå in och titta på historik, versionshantera och lämna kommentarer på texter som skrivits eller ändringar som gjorts. Coworking ftw.
https://drive.google.com

4. Invision

För snabba tester och designpresentation ges en helt ny dimension om man får möjlighet att se en enkel och klickbar, realistisk prototyp. Därför använder vi oss i prototyp- och designarbete av Invision. På ett enkelt sätt kan vi förmedla våra tankar i wireframes eller det grafiska uttrycket i en färdig design i en länk till våra kunder. Du går in, klickar dig runt och lämnar feedback och kommentarer direkt i verktyget, som då kan besvaras av oss och där vi kan fortsätta föra en dialog. Ett effektivt sätt att snabbt komma framåt i en prototyp- och designfas. Självklart finns möjlighet att se även mobil- och tabletanpassad design. 
https://www.invisionapp.com/

5. Harvest och Forecast

Harvest är ett av de första tidrapporterings- och faktureringssystem att utvecklas och har funnits sedan 2006. Även fast Harvest har många år på nacken har vi inte lyckats hitta något system som kan tävla om flexibilitet och användarvänlighet. Med stor möjlighet att integrera med andra system ger det oss möjlighet att t ex tidrapportera via Trello, Tweets eller olika appar. Genom tydlig tidrapportering har vi möjlighet att följa tidsåtgång och planera för bemanning i olika projekt på ett mer tillförlitligt sätt. Vårt planerings- och GANNTverktyg Forecast, av samma leverantör som Harvest, är direkt kopplat till Harvest och ger en bra överyn kring resursplanering och resursåtgång som varit. Ett projektledareälskat verktyg när man sitter på över 20 löpande projekt samtidigt. 
Förutom tidrapportering och fakturering finns även möjlighet att skicka offerter, automatisera retainers osv. 
https://www.harvestapp.com

(6. Intercom)

Trots att vi på Noc inte använder Intercom så har vi förmedlat det till flera av våra kunder och vi använder det även i vårt dotterbolag Peppster. Intercom är ett kraftfullt molnbaserat CRM-verktyg som hjälper dig att hålla benkoll på dina kunder. Förutom analytics levererar Intercom chattlösningar, direktmeddelanden, personaliserade utskick, guider och mycket mer. En ovärderlig tjänst för alla med supportfunktion, kundkontakt och med ett behov av direktkommunikation med kunden. Intercom hjälper dig med onboardingprocessen och att omvandla leads till skarpa case. 
https://www.intercom.com/
 

 
Mattias